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Gérer l’administratif
et optimiser
les rémunérations

4 conditions de réussite pour votre projet de transformation numérique :

1. Identifiez vos besoins

Il s‘agit d’éviter le piège de ‘se payer’ un outil ou une plateforme simplement parce que tout le monde le fait ! Il est essentiel de bien définir le besoin auquel l’entreprise souhaite répondre. Or, si certains défis sont communs à toute entreprise, vote organisation est également confrontée à ses propres défis. Face à l’ampleur et à la multiplication des besoins et espoirs, par où commencer? Comment être certain d’avoir bien capté les attentes? Comment choisir l’outil le plus adapté à vos besoins actuels ou futurs? Autant de questions qu’il convient de se poser avant de se lancer. Pour répondre à ces questions, pensez à interroger vos collaborateurs! Au cœur du fonctionnement de votre entreprise, ils vous aideront à mieux comprendre les pratiques qui pourraient faciliter leur quotidien et vous faire gagner en efficacité.

2. Appuyez-vous sur des critères

Une fois les besoins et attentes bien identifiés, élaborez une première liste de solutions en vous référant a minima aux critères suivants : 

  • Petite  ou grande organisation . La solution présélectionnée est-elle adaptée aux petites, moyennes ou grandes entreprises ? A ceux qui prétendent que ce ne n’est pas la taille qui compte, nous devons dire qu’il y a parfois des exceptions… La dynamique de croissance de votre entreprise entre certainement en ligne de compte, elle aussi.
  • Sécurité  ou Innovation  – La solution présélectionnée est-elle éprouvéeou émergente? Si vous êtes en quête de sécurité et de stabilité, optez pour une solution éprouvée. Si elle est plus sûre, elle aussi souvent plus coûteuse. Si vous souhaitez vous distinguer par le biais de l’innovation et que votre culture se marie bien avec les outils disruptifs, n’hésitez pas à opter pour une solution émergente. Dans certains cas, choisir une solution émergente vous permettra de limiter la dépense.
  • Local  ou international  – La solution présélectionnée est-elle locale ouinternationale? Il est important de tenir compte de votre besoin d’accompagnement dans la mise en œuvre de la solution digitale que vous envisager d’utiliser. Si vos équipes n’ont pas d’expérience en la matière, le choix d’une solution de proximité, soutenue par une équipe capable de vous assister dans le quotidien, est préférable. A moduler toutefois à la lumière de nos expériences récentes : le virtuel a clairement démontré une belle capacité à prendre le relais lorsqu’il s’agit de collaborer à distance. Par ailleurs, connaître ou pouvoir entrer rapidement en contact avec d’autres clients « locaux » de votre fournisseur pourrait vous être utile notamment en vous donnant du poids dans la négociation.

3. Travaillez en équipe

Pour sélectionner vos solutions digitales, il est essentiel de composer une équipe pluridisciplinaire, impliquant vos partenaires (internes et/ou externes) et vos différents experts et/ou départements : Opérations, IT, Finance, Communication, Business,.. Car, à l’évidence, c’est collectivement et en mobilisant des compétences diverses que l’on réussit un projet de transformation digitale, quel qu’il soit. En effet, en fonction des rôles de chacun dans l’organisation, tous ne seront pas attentifs aux mêmes éléments : utilité business, faisabilité technique ou encore impact budgétaire.  Autant de croisements de regards utiles pour effectuer des choix adéquats.

Au cas où votre équipe est réduite, n’hésitez pas à vous entourer d’experts venus d’autres horizons, de collègues bénéficiant d’une expérience en la matière. Prenez également contact avec les entreprises qui utilisent une solution qui pourraient potentiellement répondre à votre besoin… Sont-ils satisfaits?  Si oui, pourquoi? Quelles sont les difficultés éventuelles qu’ils ont rencontrées et/ou rencontrent? Quels sont les éléments qui ont conditionné leur choix?

4. Assurez le retour sur investissement

Après la phase de réflexion nécessaire pour sélectionner l’outil adapté à vos besoins vient le temps de l’implémentation. Pas d’improvisation en la matière: il y a des règles à respecter pour éviter un investissement à fond perdu. En effet, si l’intégration d’un nouvel outil contribue à la numérisation de votre organisation, elle modifie surtout la manière dont les hommes et les femmes de votre organisation exercent leur métier. Il n’y a donc pas de transformation numérique réussie sans un investissement humain et un accompagnement au changement de chaque collaborateur concerné par celui-ci.

 Voici quelques clés supplémentaires pour y aider :

  • Faites adhérer vos collaborateurs – Obtenir l’adhésion du plus grand nombre reste la priorité n°1.

De fait, quel serait l’intérêt d’investir dans un outil que personne n’utilise faute d’y adhérer? Pour faire évoluer son organisation, il faut d’abord accepter d’y consacrer le temps pour permettre à vos collaborateurs de comprendre et accepter le changement et ensuite pour se l’approprier. Si le temps est votre allié, la coopération également. Au plus tôt vous communiquez et sollicitez vos collaborateurs dans la démarche, au plus vous minimisez le risque de résistance et de frustration.

  • Placez le sens au cœur de votre démarche – Chacune des ‘parties prenantes’ concernées par l’utilisation de la solution digitale nouvelle doit y trouver un bénéfice concret dans l’exercice de son métier. De fait, quel serait l’intérêt d’investir dans un outil que personne n’utilise faute d’y voir un intérêt?  Concrètement, l’ensemble des parties prenantes doit pouvoir donner une réponse claire et positive à ces deux questions :y a-t-il un intérêt pour moi dans ce projet de transformation numérique et, dans l’affirmative, quel  est-il ? 
  • Donnez les moyens à vos collaborateurs Le projet de transformation doit faire l’objet d’un calcul du retour sur investissement. Qu’on se le dise, le facteur humain et la quête de rentabilité sont indissociables! Pour assurer la performance des outils dans lesquels vous êtes sur le point d’investir, il faut prévoir de consacrer une part de cet investissement à l’acquisition de nouveaux savoirs dans le chef de vos collaborateurs. Pensez donc à investir dans leurs compétences: donnez-leur le droit à l’erreur, formez-les et surtout encouragez-les à expérimenter…
  • Allez-y pas à pas et par itération – Pour digitaliser votre organisation, allez-y progressivement et choisissez le moment. Il est en effet peu prudent de digitaliser tous les process en même temps. De fait, quel serait l’intérêt d’investir dans un outil que personne n’utiliserait à cause d’une situation de surcharge mentale? Il faut laisser le temps aux collaborateurs d’absorber les changements. Il est également judicieux de commencer par un petit projet, soit un projet pas trop coûteux et dont le périmètre est réduit. Il vous permettra de tirer des enseignements qui vous seront utiles pour mener d’autres projets et/ou un projet de plus grande ampleur.

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